PERSONVERNERKLÆRING

Dolmsundet Hotell Hitra AS

Gjelder for Gjester, kunder, besøkende og brukere av våre digitale tjenester

Sist oppdatert

1. august 2026

Om denne erklæringen

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Dolmsundet Hotell Hitra AS samler inn, bruker, deler, lagrer og beskytter personopplysninger. Erklæringen gjelder når du bestiller eller benytter overnatting, restaurant, arrangementer og andre tjenester, kontakter oss, besøker nettsiden vår eller på annen måte har et kunde- eller gjesteforhold til oss.

Erklæringen gjelder ikke behandling av personopplysninger om ansatte og jobbsøkere. Tjenester levert av eksterne aktører kan være omfattet av aktørens egen personvernerklæring.

1 Behandlingsansvarlig

Virksomhet: Dolmsundet Hotell Hitra AS
Organisasjonsnummer: 988 502 197
Adresse: Dolmsundveien 1, 7250 Melandsjø
E-post: post@dolmsundet.no
Nettside: www.dolmsundet.no

Dolmsundet Hotell Hitra AS er behandlingsansvarlig når vi bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysningene. For enkelte tjenester kan andre aktører, som bookingkanaler og betalingsleverandører, være selvstendig behandlingsansvarlige for sin behandling.

2 Hvilke personopplysninger vi behandler

Avhengig av hvordan du bruker tjenestene våre, kan vi behandle:

  • Kontakt- og identitetsopplysninger, som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, språk og eventuelt fødselsdato når dette er nødvendig.

  • Bestillings- og oppholdsopplysninger, som ankomst og avreise, rom eller boenhet, antall gjester, medreisende, bestilte tilleggstjenester, preferanser og kundedialog.

  • Opplysninger om virksomheten du representerer, som arbeidsgiver, stilling, fakturareferanse og kontaktopplysninger.

  • Betalings- og fakturaopplysninger. Fullstendige kortopplysninger behandles normalt av betalingsleverandøren og skal ikke lagres av hotellet -utover det som er nødvendig og tillatt.

  • Opplysninger fra henvendelser, klager, skadesaker, gjenglemte eiendeler og andre former for kundeservice.

  • Tekniske opplysninger, som IP-adresse, nettleser, enhetstype, tidspunkt, systemlogger og bruk av nettsiden, i den grad dette samles inn.

  • Samtykker og reservasjonsvalg knyttet til markedsføring og informasjonskapsler.

  • Opplysninger om allergier, funksjonsbehov eller andre helserelaterte forhold når du frivillig gir oss slike opplysninger for at vi skal kunne tilrettelegge tjenesten.

3 Hvor opplysningene kommer fra

Vi mottar vanligvis personopplysninger:

  • direkte fra deg eller den som bestiller på dine vegne

  • fra arbeidsgiver, reisebyrå, turoperatør, konferansearrangør eller andre som organiserer oppholdet

  • fra bookingkanaler, for eksempel Booking.com eller Expedia, når du bestiller gjennom dem

  • fra betalingsleverandører, banker og andre aktører som bistår med betaling eller fakturering

  • automatisk ved bruk av nettsiden, dersom du har samtykket til valgfrie informasjonskapsler eller teknologien er strengt nødvendig.

4 Formål og behandlingsgrunnlag

Vi behandler bare personopplysninger når vi har et gyldig behandlingsgrunnlag. De viktigste behandlingene er oppsummert nedenfor.

Bestilling og levering
Administrere reservasjoner, innsjekking, opphold, servering, arrangementer, tilleggstjenester og utsjekking.
Avtale – art. 6 nr. 1 bokstav b

Betaling og regnskap
Gjennomføre betaling, fakturering, avstemming og lovpålagt regnskapsføring.
Avtale og rettslig plikt – art. 6 nr. 1 bokstav b og c

Gjesteinformasjon
Sende nødvendig praktisk informasjon før, under og etter oppholdet, og håndtere spørsmål eller endringer.
Avtale – art. 6 nr. 1 bokstav b

Kundeservice og krav
Behandle klager, skader, gjenglemte eiendeler, sikkerhetshendelser og eventuelle rettskrav.
Avtale eller berettiget interesse – art. 6 nr. 1 bokstav b og f

Drift og forbedring
Føre statistikk, forbedre tjenester, planlegge kapasitet og sikre stabil og trygg drift.
Berettiget interesse – art. 6 nr. 1 bokstav f; samtykke for valgfrie cookies

Bedriftsmarked
Følge opp kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder, leverandører og samarbeidspartnere.
Berettiget interesse – art. 6 nr. 1 bokstav f

Markedsføring
Sende nyhetsbrev, tilbud og annen elektronisk markedsføring.
Samtykke – art. 6 nr. 1 bokstav a

Lovpålagte formål
Oppfylle krav fra myndigheter og andre plikter etter norsk lov.
Rettslig plikt – art. 6 nr. 1 bokstav c

5 Allergier og andre helserelaterte behov

Opplysninger om allergier og enkelte tilretteleggingsbehov kan være helseopplysninger, som har et særlig vern. Når du frivillig gir oss slike opplysninger, behandler vi dem for å kunne tilrettelegge oppholdet eller serveringen. Behandlingen bygger på ditt uttrykkelige samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og artikkel 9 nr. 2 bokstav a.

Vi ber bare om opplysninger som er nødvendige, begrenser tilgangen til relevant personell og lagrer dem ikke lenger enn nødvendig. Du kan trekke samtykket tilbake, men dette kan begrense vår mulighet til å tilrettelegge tjenesten på en trygg måte.

6 Deling av personopplysninger

Vi selger ikke personopplysninger. Vi kan gjøre opplysninger tilgjengelige for følgende mottakere når det er nødvendig for formålet:

  • System- og driftsleverandører som leverer booking, hotelladministrasjon, CRM, gjestekommunikasjon, restaurant- og arrangementsverktøy, nettside, analyse, IT-drift, support og sikkerhetskopiering.

  • Betalingsleverandører, banker, kortnettverk, regnskapsfører og leverandører av regnskaps- og fakturasystemer.

  • Bookingkanaler, reisebyråer, turoperatører, arbeidsgivere eller arrangører når dette er nødvendig for å håndtere bestillingen.

  • Leverandører av aktiviteter, transport eller andre tilleggstjenester når du har bestilt eller bedt oss formidle tjenesten.

  • Forsikringsselskap, juridiske rådgivere eller andre faglige rådgivere ved skader, tvister eller rettskrav.

  • Politi, skattemyndigheter eller andre offentlige myndigheter når utlevering er lovpålagt eller har annet gyldig rettslig grunnlag.

7 Systemleverandører

Eksempler på systemer og leverandører vi benytter ved siste oppdatering er SquareSpace, Oracle Hospitality OPERA Cloud PMS, SuperOffice, AlreadyOrdered, Smarthotel, Eurobate, Duve, GastroPlanner, Google Analytics og betalingsløsninger levert av blant andre Planet. Leverandørlisten kan endres over tid. Enkelte leverandører behandler opplysninger på våre vegne etter databehandleravtale, mens andre kan være selvstendig behandlingsansvarlige for deler av behandlingen.

8 Overføring utenfor EU/EØS

Enkelte leverandører eller underleverandører kan behandle eller få tilgang til personopplysninger fra land utenfor EU/EØS. Når dette skjer, skal overføringen bygge på et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, sammen med nødvendige tilleggstiltak. Du kan kontakte oss for mer informasjon om overføringsgrunnlaget som gjelder for en bestemt behandling.

9 Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, og sletter eller anonymiserer dem når vi ikke lenger har et gyldig behov eller rettslig grunnlag. Vanlige lagringstider er:

Reservasjon og gjestehistorikk
Normalt inntil 3 år etter siste opphold eller avsluttet kundeforhold, med mindre opplysningene må beholdes lenger på grunn av et krav eller en lovpålagt plikt.

Regnskapsmateriale
Vanligvis 5 år etter regnskapsårets slutt for primærdokumentasjon og 3 år og 6 måneder for enkelte andre typer materiale, eller så lenge gjeldende bokføringsregler krever.

Henvendelser og klager
Så lenge saken behandles og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon eller eventuelle rettskrav, normalt inntil 3 år.

Allergier og helsebehov
Som hovedregel frem til oppholdet eller arrangementet er gjennomført og nødvendig oppfølging er avsluttet.

Markedsføring
Frem til samtykket trekkes tilbake. Et minimum av informasjon kan beholdes i en sperreliste for å respektere avmeldingen.

Cookies og analysedata
I perioden som fremgår av samtykkeløsningen og cookieoversikten på nettsiden.

10 Informasjonskapsler og analyse

Nettsiden bruker informasjonskapsler og lignende teknologi. Strengt nødvendige cookies kan brukes uten samtykke når de er påkrevd for at nettsiden skal fungere eller for å ivareta sikkerhet. Statistikk-, preferanse- og markedsføringscookies aktiveres bare etter at du har gitt gyldig samtykke.

Squarespace kan sette nødvendige cookies for drift av nettsiden. Dersom du samtykker, kan vi bruke Google Analytics for å forstå hvordan nettsiden brukes og forbedre innhold og funksjonalitet. Opplysningene kan omfatte enhets- og bruksinformasjon og regnes som personopplysninger så lenge de kan knyttes til en person eller enhet.

I samtykkeløsningen på nettsiden finner du en oppdatert oversikt over hvilke cookies som brukes, leverandør, formål og varighet. Du kan avslå valgfrie cookies eller trekke samtykket tilbake når som helst. Det skal være like enkelt å avslå som å godta. Du kan også slette cookies i nettleseren.

11 Nyhetsbrev og annen markedsføring

Vi sender elektronisk markedsføring når du har samtykket til det. Samtykket er frivillig og er ikke et vilkår for å bestille opphold eller andre tjenester. Du kan når som helst melde deg av gjennom lenken i utsendelsen eller ved å kontakte oss. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som skjedde før samtykket ble trukket tilbake.

Etter avmelding stopper utsendelsene. Vi kan beholde e-postadressen i en sperreliste for å dokumentere avmeldingen og forhindre at adressen senere legges til i markedsføringslisten på nytt.

12 Sikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset risikoen, blant annet tilgangsstyring, begrensning av tilganger etter tjenstlig behov, oppdatering av systemer, sikkerhetskopiering, logging, opplæring og avtaler med leverandører. Ingen løsning kan garantere full sikkerhet, men vi arbeider systematisk for å forebygge uautorisert tilgang, tap, endring og misbruk.

13 Dine rettigheter

Når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt, kan du be om:

  • informasjon om og innsyn i personopplysningene vi behandler om deg

  • retting eller supplering av uriktige eller ufullstendige opplysninger

  • sletting av opplysninger eller begrensning av behandlingen

  • å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse

  • å få utlevert opplysninger i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format når retten til dataportabilitet gjelder

  • å trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke.

Rettighetene er ikke absolutte. Vi kan for eksempel måtte beholde opplysninger som følger av bokføringsreglene eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. For å beskytte opplysningene kan vi be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din. Vi svarer normalt senest innen én måned.

Vi foretar ikke avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling og som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig virkning for deg.

14 Klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, oppfordrer vi deg til å kontakte oss først. Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon og klageskjema finnes på www.datatilsynet.no.

Kontakt oss

Spørsmål om personvern, innsyn eller andre rettigheter kan sendes til post@dolmsundet.no eller per post til:

Dolmsundet Hotell Hitra AS
Dolmsundveien 1
7250 Melandsjø
Merk henvendelsen «Personvern».